各镇街、市机关各部门、各企事业单位： 

　　根据《浙江省人民政府办公厅关于全面推行“双随机”抽查监管的意见》（浙政办发〔2016〕93号）、《金华市档案局档案行政执法随机抽查实施方案》的通知（金市档〔2016〕29号）文件精神，我局于今年9月10日至19日对我市11家单位进行了“双随机”档案行政执法检查，接受检查的单位涉及机关、企业、学校、建设工程、镇街、档案中介等，现将检查情况通报如下： 

　　一、主要成绩 

　　1、档案意识显著增强。各单位对档案工作的重视程度较以往有所提高，档案分管领导和档案员的档案意识较均有显著增强。 

　　2、软硬件建设得到加强。有专兼职人员负责档案管理工作，档案组织网络得到加强，大多数单位配备了档案室，保证了档案的安全。 

　　3、主动学习理念增强。对档案归档范围有了充分认识，有的专门向检查人员提出有关档案工作问题，现场学习。 

　　4、档案信息化工作深入发展。机关单位基本安装了数字档案室管理系统，有专人操作维护和运行，并及时更新档案数据库内容。 

　　二、不足之处 

　　1、对档案工作的认识存在误区。档案的收集工作应该由各单位文书或档案员来负责，但是，好多单位把档案收集和整理工作全部交由档案中介来承担，结果档案整理虽然规范，但仍然存在档案收集不全的情况。 

　　2、对档案归档范围具体内容把握不够。各单位的职能不同，相应的档案归档范围也不同。不少单位没有按照工作职能相应调整档案归档范围，制定本单位新的《档案归档范围和保管期限表》，存在应归档未归档的情况。 

　　3、档案载体门类不够全面。档案是单位历史活动的原始记录，按载体可分为纸质档案、电子档案（包括办公系统、审批或业务系统、摄录系统等由电子装备活动产生的档案）、实物档案、录音录像等，大多数单位不能做到档案载体门类齐全。 

　　4、存在事后补档案的情况。特别是建设项目单位，没有建立档案工作机制的现象普遍存在，没有在工程的前期、中期实时介入档案收集工作，往往在工程竣工后才想起找档案，并以复印件代替原件，结果整个工程档案往往收集不全，档案材料的原始性很难保证。 

　　5、建设责任主体未保存档案。根据《建设工程档案归档规范》的要求，建设责任主体单位必须保存一套完整的档案。无论有没有交到城建档案馆一份，均有完整的一套档案保存在建设责任主体单位。但是，有的单位常以交到城建档案馆为由，不按照规范收集整理档案，造成档案收集保存不全，无法反映工程的真实情况。 

　　三、下一步工作要求 

　　1、各单位要根据自身工作情况，建立档案工作机制，完善档案组织网络。 

　　2、及时制定或更新《本单位档案归档范围和保管期限表》，按标准收集文件材料并归档； 

　　3、加大各门类包括电子档案、照片档案、实物档案、录音录像等档案的收集归档工作； 

4、工程档案要在事前和事中及时介入档案的收集工作，需提供一部分档案进城建档案馆的工程，要在保证自身主体单位完整一套档案的前提下进行，实在不能保证原件的可以用复印件代替，但要标明出处。 

　　                                   义乌市档案局