第一条  为加强安全生产行政执法档案管理，使安全生产行政执法档案管理工作制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）等有关档案法律法规与标准，制定本规定。

第二条  本规定所称安全生产行政执法档案（以下简称执法档案），是指我局各科室（队、所）在日常工作和实施行政执法活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体形式的原始历史记录。主要包括行政处罚案件档案、规章制度档案、执法文件档案、专项整治档案、计划总结档案、执法文书档案、信访举报档案、执法统计档案、其它工作档案等。

第三条  我局设立一名领导分管执法档案管理工作，负责组织建立我局执法档案管理工作的规章制度，指定我局执法档案管理机构。行政执法档案的质量由局负责法制的机构负责。

各科室（大队）应指定专人负责具体执法档案管理工作；

第四条  执法档案管理工作与执法工作应实行同步管理，即编制执法工作方案时应提出归档要求；开展执法活动时应规范收集各类文件材料；检查执法工作进度时应检查执法文件材料的形成、积累情况；执法活动结束时，应检查验收应归档文件材料是否齐全、完整、准确、系统，以综合评价执法任务完成情况。

第五条  执法档案应明确立卷责任人。其中行政处罚案件由承办人或指定建档人立卷；其它执法档案由各科室（大队）指定专人进行收集积累、整理立卷。

第六条  各类执法档案材料的归档应完整、翔实，能实全面反映工作情况，各类档案应列入归档的主要材料如下：

行政处罚案件档案：按《义乌市安全生产行政处罚案件档案整理规则》的规定收录相关材料。

规章制度档案：收录我局以及上级部门制定适用本级机关的各类行政执法规章制度，可分综合类、程序类、档案管理类、执法监督类和考核评议类进行汇编。

执法文件档案：收录当年度我局以及上级部门发布的有关行政执法工作的通知、通报、请示和批复等各类文件。

专项整治档案：收录当年度我局牵头开展的有关安全生产整治的文件、报表、会议、照片、执法文书、立案审批表、行政处罚决定书、总结等有关材料。

计划总结档案：收录当年度我局制订的年度、每月工作计划和总结，在各类会议上的汇报发言材料，以及有关领导在执法会议上的讲话材料等。

执法文书档案：收录当年度在执法检查过程中形成的各类执法文书，如现场检查记录、整改指令书、复查意见书等。专项整治中产生的执法文书列入专项整治类档案。

信访举报档案：收录本年度受理的信访举报件、举报受理登记表、上级交办单、情况调查主要材料和信访答复材料等。

执法统计档案：收集我局行政执法情况汇总表、案件查处汇总表、各乡镇上报的有关汇总表和报上级部门行政执法统计表等。

其它工作档案：其他工作相关材料需要整理归档的，可参照上述各类档案内容归档整理。

第七条  案卷封面应当逐项按规定填写清楚，做到体式一致，文字简练，使用简称应当通俗易懂，并用碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹应当工整、清晰，也可以用电脑打印。封面项目应当包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号等。全宗名称相同于立档单位名称，如“义乌市安全生产监督管理局”；类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称，如“计划总结档案”；案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种，如“2016年度义乌市安监大队执法工作计划、工作总结”。

行政处罚案件档案的案卷封面按《义乌市应急管理局行政处罚案件档案整理规则》规定制作。

第八条  执法档案的卷内材料应当制作目录，规章制度档案目录应包括序号、题名和文号；其它执法档案目录应当按规定的格式逐件填写，包括序号、题名、文号、责任者、日期、页号和备注。材料的题名不得更改和简化；没有题名应当拟定题名；会议记录应当填写每次会议的时间和主要内容；日期用8位数阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日；填写的字迹应当工整。卷内文件目录放在卷首。

行政处罚案件档案卷内目录按《义乌市安全生产行政处罚案件档案整理规则》规定制作；

第九条  执法档案归档时应当制作备考表，收入案卷末页。内容包括：本卷情况说明（说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修补、补充、移出、销毁等情况）、立卷人、检查人和立卷时间。

第十条  执法档案卷内材料应当去掉金属物，破损的材料应当修补。统一使用A4型（210×297毫米）纸，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐，字迹已扩散的应当复制并与原件一并立卷；案卷应当按档案部门规定的方法装订。

不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中随卷归档，并在证据袋上和证据材料备考表中注明证据名称、数量、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。

第十一条  执法档案的保管期限分为永久和10年。永久保存的档案为行政处罚类和执法文书类档案，其它行政执法档案的保管期限均为10年。

第十二条  行政处罚案件档案应在结案后15日内立卷，并在30日内移交局档案管理机构归档。其它行政执法档案的归档工作按年度进行。任何个人不得据为己有。

第十三条  移交和出借案卷，必须办理相关交接手续，并认真验收和核实，如发现问题应及时进行核查纠正。

第十四条  局档案管理机构应做好执法档案的分类保管，定期组织安全检查，对案卷中破损、褪变的文件及时采取修复和抢救措施。按规定做好库存档案的鉴定、销毁、统计和移交工作。

第十五条  负责法制的工作人员应定期对各科室（大队）的执法档案归档情况进行检查，督促有关人员办理归档工作。并定期进行执法档案的质量评查。

第十六条  己归档的行政执法档案，任何人不得抽取、涂改、增删、污损卷内的案件材料。确需增补的，经局领导同意批准后方可增补。

查阅档案人员，必须出示有效证件，经分管领导同意，按规定办理相关登记手续后，方可查阅己归档的执法档案。

第十七条  涉密执法档案提供利用时，应严格执行相关保密规定，并报上级保密主管部门或单位分管保密工作的领导批准。

第十八条  违反本规定和国家有关档案法规，造成执法档案损毁、丢失、泄密的，应给予当事人和相关责任人以行政处分，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

第一十八条  对我局档案管理工作做出显著成绩的科室和个人，应给予相应的激励。

第一十九条 本规定自发布之日起实施。 原《义乌市应急管理局行政执法案卷管理评查办法（试行）》自行废止。

附：1.行政执法档案案卷封面示例

2.卷内文件目录

3.义乌市应急管理局行政执法岗位目录

附1

附2

卷内文件目录

附3

义乌市应急管理局行政执法岗位目录